Phòng Đối ngoại - Tổng hợp - Hành chính

- Trưởng phòng: ThS. Nguyễn Thị Vĩnh Trân
- Địa chỉ: Tầng trệt khu A, cơ sở Sư Vạn Hạnh (155 Sư Vạn Hạnh (nd), Phường 13, Quận 10, TP. HCM)
- Email liên hệ: contact@huflit.edu.vn
- Điện thoại: (08) 38.632.052
- Fanpage: www.facebook.com/doingoai.huflit

a) Chức năng
Tham mưu và tổ chức thực hiện:
- Công tác hữu nghị và ngoại giao nhân dân, quan hệ với các tổ chức trong và ngoài nước đúng với chủ trương, đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước;
- Tham mưu trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch chung, công tác trong nhà trường; nghiên cứu đề xuất xây dựng, các văn bản triển khai thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước;
- Tham mưu trong việc sử dụng quản lý con dấu, hồ sơ, tài liệu trong Trường;
- Tham mưu trong việc tổ chức các hoạt động nhân các sự kiện, lễ hội, sơ kết, tổng kết của Trường.

b) Nhiệm vụ
- Công tác đối ngoại:
+ Tổ chức thực hiện công tác đối ngoại đúng với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước;
+ Truyền đạt các chủ trương của Trường về lĩnh vực đối ngoại đến cơ sở;
+ Tổ chức các buổi đón tiếp khách quốc tế, tổ chức các ngày lễ, hội, hoặc có các sự kiện quan trọng giữa hai nước, hai bên (Trường có đối tác hoặc có chi hội hữu nghị);
+ Thực hiện các thủ tục cho các đoàn công tác ra nước ngoài và các đoàn khách quốc tế;
+ Theo dõi việc thực hiện các văn bản hợp tác, quan hệ giữa Trường và các trường, viện đại học, các tổ chức nước ngoài; đồng thời nghiên cứu, đề xuất các chủ trương giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả thực hiện các văn bản nói trên;
+ Khai thác các chương trình học bổng và thực hiện các thủ tục nhận học bổng nước ngoài cho cán bộ, giảng viên và sinh viên;
+ Phối hợp với Ban KH - HT - ĐTSĐH lên kế hoạch tiếp xúc, trao đổi, ký kết các văn bản liên kết đào tạo, hội nghị, hội thảo NCKH với các đối tác nước ngoài;
+ Phối hợp với các đơn vị thực hiện chương trình trao đổi giảng viên, trao đổi văn hóa, các thủ tục về công nhận văn bằng, chứng chỉ với các đối tác nước ngoài;
+ Gửi hoa, điện mừng, thư thăm hỏi đến các tổ chức và cá nhân nhân dịp các sự kiện, các ngày lễ hội quan trọng;
+ Phối hợp với các đơn vị quản lý các chuyên gia và sinh viên đang công tác và học tập tại Trường; phối hợp với cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài để nắm tình hình mọi mặt của cán bộ, giảng viên và sinh viên đang công tác, học tập ở nước ngoài;
+ Là đầu mối thực hiện các cuộc tiếp xúc giữa các khoa với các tổ chức, cá nhân nước ngoài đến quan hệ công tác;
+ Theo dõi hoạt động của các chi hội hữu nghị, là thành viên thường trực của các chi hội hữu nghị, hỗ trợ hoạt động của các chi hội nền nếp và hiệu quả;
+ Thực hiện báo cáo định kỳ về công tác đối ngoại cho Bộ và thông báo cho các cơ quan an ninh theo quy định và theo sự chỉ đạo của Hiệu trưởng;
+ Quản lý và thực hiện các văn bản liên quan đến công tác đối ngoại và hợp tác quốc tế;
+ Tổ chức các buổi đón tiếp khách của lãnh đạo trường, lập danh sách các vị lãnh đạo ở trung ương và thành phố, các cơ quan đơn vị, cá nhân thường xuyên có mối quan hệ với Trường để gửi hoa, điện mừng, thiệp mừng, thư thăm hỏi đến các tổ chức và cá nhân nhân dịp các sự kiện lễ, tết, các ngày lễ hội quan trọng.

- Công tác tổng hợp:
+ Thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác trong Trường;
+  Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tổng hợp của Trường, dự thảo các văn bản của Hiệu trưởng;
+ Nghiên cứu các văn bản của cấp trên, đề xuất chủ trương và giải pháp triển khai thực hiện;
+ Tổng hợp báo cáo định kỳ, dự thảo các báo cáo đột xuất cho Bộ Giáo dục và Đào tạo, các cơ quan lãnh đạo khác theo quy định và theo sự chỉ đạo của Hiệu trưởng;
+ Dự thảo các văn bản, bài phát biểu,… phục vụ cho yêu cầu chỉ đạo, quản lý, điều hành của lãnh đạo;
+ Là đầu mối tập hợp thông tin từ các đơn vị và theo dõi việc thực hiện các văn bản của Ban Giám hiệu ban hành để báo cáo Hiệu trưởng;
+ Tổ chức làm thư ký các cuộc họp của Trường và làm thông báo các kết luận quan trọng của lãnh đạo đến các đơn vị.

- Công tác hành chính:
+ Tổ chức phối hợp công tác giữa các đơn vị theo chỉ đạo của Hiệu trưởng;
+ Xây dựng các biểu mẫu báo cáo phục vụ cho công tác quản lý hành chính của Trường.
+ Quản lý hòm thư, email, điện thoại, fax và khai thác thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Hiệu trưởng;
+ Dự thảo đánh máy, phát hành các văn bản của Trường theo chức năng và sự chỉ đạo của Hiệu trưởng;
+ Tư vấn pháp chế trong việc ban hành các văn bản mang tính pháp quy của Trường;
+ Tiếp và xếp lịch tiếp khách đến làm việc với Trường, bố trí nơi ăn, nghỉ cho khách (nếu có yêu cầu);
+ Tổ chức các cuộc họp nội bộ: sơ kết học kỳ, tổng kết năm học, các ngày lễ, tết, các cuộc họp của Hiệu trưởng, của HĐQT;
+ Phối hợp với các đơn vị tổ chức các sự kiện, các ngày lễ hội khác trong  Trường;
+ Thực hiện và quản lý, phân loại và khai thác các loại công văn đi, đến theo quy định của Nhà nước và của Trường;
+ Xếp lịch công tác chung hàng tuần gởi các đơn vị;
+ Ký sao y các văn bản của Trường, các văn bản sao lục theo thẩm quyền;
+ Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, giảng viên, nhân viên và sinh viên;
+ Thực hiện các loại giấy mời, thư mời các buổi họp của HĐQT, Hiệu trưởng và các ngày lễ hội. Tổ chức thực hiện các loại báo cáo hành chính cho Bộ theo từng tháng, quý và đột xuất.
+ Quản lý, sử dụng con dấu đúng quy định;
+ Đăng ký xe phục vụ lãnh đạo và đưa đón khách.

c) Quyền hạn
- Được đề xuất với Hiệu trưởng, HĐQT giải quyết các vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Phòng;
- Được yêu cầu các đơn vị thực hiện các báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo Trường.
- Được quyền từ chối các buổi tiếp xúc của cán bộ, giảng viên, nhân viên, sinh viên và các đối tác với lãnh đạo Trường nếu không có lịch hẹn tiếp hoặc lãnh đạo chưa đồng ý tiếp;
- Được quyền từ chối cấp phát các văn bản, giấy tờ nếu không nhằm mục đích chính đáng phục vụ công tác của Trường.
- Là thành viên Hội đồng thi đua - khen thưởng - kỷ luật;
- Là thành viên thường trực của Ban ISO.